Nervensache: das Zeitprotokoll

Eine allseits gepriesene Methode, um herauszufinden, wie lange welche Tätigkeit wirklich dauert, ist das Zeitprotokoll: Einfach eine Zeitlang von morgens bis abends mitschreiben, was man tut, und von wann bis wann. Anschließend klappt es mit der Zeitplanung wie von selbst… Nein, natürlich nicht. Das Problem beim Zeitprotokoll ist der menschliche Faktor. Wie gehen wir mit unseren Schwankungen um?

An manchen Tagen flutscht es: Alles, was auf der To-Do-Liste steht, wird abgearbeitet, 30 Minuten vor dem geplanten Feierabend ist die Arbeit erledigt. Super! Aber dann gibt es diese anderen Tage, jene, an denen gar nichts flutscht, sondern die Gedanken ständig abschweifen, an denen jeder unterbrechende Anrufer mit frenetischem Jubel begrüßt wird, Stapel von einer auf die andere Seite sortiert werden – wenn man es überhaupt bis zum Arbeitsplatz geschafft hat und sich nicht prokrastinierend im Haus oder in der Stadt herumtreibt.

Soll das alles auch ins Zeitprotokoll?

Soll man das dann bei der nächsten Kalkulation mit aufnehmen?

Die Antwort ist: eigentlich ja. Die Zeitplanung sollte immer auf einem Mittelwert zwischen sehr leistungsfähigen und schwächeren Tagen basieren. Ok, wenn man die Griffel komplett fallen lässt und sich einen netten Tag macht anstatt zu arbeiten, dann schließt auch das Zeitprotokoll. Aber wenn eine Tätigkeit mal länger dauert, muss das notiert werden. Niemand kann von sich oder anderen erwarten, dass sie immer auf Hochtouren fahren. Schließlich kalkulieren Unternehmen auch Urlaubstage und Krankheitsausfälle ein. Insofern ist es übrigens sinnvoll, seine Zeiten über einen längeren Zeitraum  oder stichprobenähnlich über das Jahr verteilt zu notieren.

Hier kommen allerdings die Nerven ins Spiel. Denn gibt es etwas deprimierenderes, als dreimal so lange für eine Arbeit zu brauchen, wie man es eigentlich für nötig gehalten hätte, und ist es nicht grausam, das auch noch aufzuschreiben? So ein Zeitprotokoll kann selbstquälerische Züge annehmen, wenn es während einer Durchhängers stattfindet. Andererseits besteht jedoch die Chance, dass das Aufschreiben der Trödelei zum Abschaffen derselben anspornt. So gesehen lautet die heutige Schlussfolgerung: Einen Versuch ist es wert!

Autorin: Gudrun Sonnenberg | Themen: Arbeiten,Selbstmanagement | 3 Kommentare

Strategie entwickeln, ja. Aber wann?

Wann ist eigentlich ein guter Zeitpunkt, sich um die strategische Weiterentwicklung des Portfolios zu kümmern? Das Tagesgeschäft frisst Zeit, und kaum hat man sich versehen, ist schon wieder ein Jahr herum, in dem sich zu wenig geändert hat.

Eine Möglickeit: Man reserviert sich komplette Tage, um über alles nachzudenken. Doch ganze Tage ohne Umsatz – das ist gar nicht so einfach, wenn es noch laufende Projekte gibt, mit Terminen und Fristen. Wer findet wirklich die nötige Ruhe, über langfristige Perspektiven nachzudenken, wenn man weiß, dass der Termindruck am nächsten Tag gestiegen sein wird?

So gesehen wäre es besser, regelmäßig etwas Zeit für das Grundsätzliche zu abzuzweigen, sagen wir, täglich eine halbe Stunde.  Man könnte etwas Marktforschung betreiben, oder mit einer Kollegin konferieren. Allerdings ist das Umschalten auch eine Herausforderung. Der Mensch ist keine Maschine. Wenn man sich gerade in die Auftragslandschaft der Zukunft hineingedacht hat, kann einige Zeit vergehen, bis die Konzentration auf das laufende Projekt sich wieder einstellt, und umgekehrt.

Meine Lösungsversuche bisher:

Tageweise und stundenweise Strategieplanung mischen
Längere Zeiträume kann man nutzen, um Visionen und Ideen zu entwickeln, die man anschließend im laufenden Betrieb überprüft. Fakten über den Markt oder für die Konkurrenzanalyse lassen sich ganz gut mal zwischendurch recherchieren.

Strategieplanung langfristig terminieren
Die Auszeit vom Alltagsgeschäft Wochen oder Monate im voraus fest einplanen, möglichst zu einem Zeitpunkt, an dem voraussichtlich wenig zu tun ist. Die Chance, dass diese Tage frei bleiben, ist größer.

Workshop buchen
Man kann sich zu einem Workshop anmelden, in dem es um Positionsbestimmung geht, und dort geordnet und angeleitet nachdenken.

Arbeitsgruppe gründen
Vielleicht finden sich Kollegen, die sich ähnliche Gedanken machen. Austausch und Brainstorming motivieren nicht nur, sich die Zeit zum Nachdenken zu nehmen, sondern befruchtet auch inhaltlich.

Flaute nutzen (worst case)
So weit sollte es eigentlich nicht kommen – aber wenn mal Flaute herrscht, ist das Entwickeln von Strategien und Visionen natürlich die produktivste Art, die Krise zu bewältigen.

Autorin: Gudrun Sonnenberg | Themen: Arbeiten,Denken,Selbstmanagement | 3 Kommentare

Immer kurz vor Schluss

Es gibt da dieses kleine, aber gemeine Laster, immer kurz vor Schluss mit der Arbeit aufzuhören, wenn eigentlich noch ein bisschen was zu tun übrig ist.

Das geht so:

Vom Schreibtisch aufspringen und Kaffee trinken gehen, kaum dass der Hörer nach der Projektverhandlung aufgelegt ist.

Raus rennen, sobald der Text seine letzte Zeile erreicht hat.

Nach der Besprechung ins Büro kommen, die Tasche in die Ecke schleudern und erstmal nette Leute anrufen.

Nichts gegen Pausen, aber eigentlich wären noch diverse Aufgabenvollendungsvorgänge zu erledigen, die nun vergessen werden, weil nach der Flucht Pause schon das nächste Projekt ansteht:

Notizen ergänzen (das kommt uns doch irgendwie bekannt vor?);

Dateiordner anlegen und Sicherungskopien ziehen;

Besprechungsunterlagen wegsortieren;

den Schreibtisch aufräumen.

Das Ergebnis des vorzeitigen Arbeitsabbruchs:

Mühsame Dateisichtungsaktionen nach Wochen;

Peinliche Telefonate, um Erinnerungslücken wegen nicht vervollständigter Notizen zu schließen;

Stundenlanges Wühlen in den unsortierten Projektrestestapeln, die tage-, wochen-, monatelang liegen bleiben;

Kräftezehrende Aufräumaktionen, nach denen man erst recht nichts mehr findet, weil ihre Ordnung künstlich erzwungen wurde und nicht aus dem Arbeitsprozess heraus wachsen konnte.

Also, ich erkläre das Problem hiermit offiziell als erkannt. Bleibt die Frage, was nun? Erste Disziplinierungsanläufe haben erbracht, dass ich mich wenigstens dabei ertappe, dass ich in der Küche stehe und Kaffee schlürfe, bevor der Schreibtisch aufgeräumt ist. Weitere Erfolge kann ich auf der mentalen Schiene leider noch nicht vermelden. Vielleicht ist eine elektronische Lösung besser, festketten am Schreibtischstuhl mit Zeitschaltuhr oder etwas in der Art.

Autorin: Gudrun Sonnenberg | Themen: Alltag,Arbeiten,Selbstmanagement | 2 Kommentare

Was zuerst zu lassen ist

Eigentlich ist es Luxus, wenn sich die Aufgaben auf der To-Do-Liste unterscheiden, wenn große, stundenfüllende Sachen darauf stehen, aber auch kleinere, die man zwischendurch erledigen kann. Das Problem ist nur, dass man dann die kleineren Aufgaben immer zuerst erledigt. Mir geht es jedenfalls so, aber ich höre das auch von anderen Kollegen. Es ist halt so viel einfacher, im Angesicht einer großen Kraftanstrengung erstmal schnell eine Rechnung zu schreiben oder die Bestellung für die Druckerpatronen abzuschicken.

Leider bleibt manches Großprojekt dann tagelang liegen, weil sich immer was anderes findet, nichts wichtigeres, aber eben schneller zu erledigen. Eine Weile hab ich mir das schön zu reden versucht: Man brauche Anlauf für größere Anstrengungen, oder innere und äußere Freiheit… Aber ehrlich, das ist Quatsch. Ich dreh den Spieß jetzt um: Bevor ich Bestellungen aufgebe, Rechnungen sortiere oder den Mülleimer leere, wird mindestens zwei Stunden lang am Großprojekt gearbeitet, jawoll!

Äh, und das Bloggen sollte ich dann eigentlich auch nach hinten verschieben…

Autorin: Gudrun Sonnenberg | Themen: Alltag,Arbeiten,Selbstmanagement | 5 Kommentare

Freiwillig unter Leuten arbeiten

Im Wirtschaftsteil der Welt ist am Sonntag (24.10.10) ein Artikel erschienen, in dem es darum geht, dass auch solche Leute beim Arbeiten Gesellschaft suchen, die die Wahl hätten, allein und in Ruhe zu arbeiten. “Im Zweifel ist es im Büro doch am schönsten” lautet der Titel.
Der Autor Steffen Fründt schildert darin seine Begegnungen mit selbstständigen Coworkern in Hamburg, die ihr eigener Chef sind und auch einfach zuhause bleiben könnten. Statt dessen kämpfen sie sich durch den Berufsverkehr ins Büro, geben dafür sogar noch Geld aus und ertragen den Lärm der anderen Coworker. Völlig freiwillig, weil es so schön ist. Und so inspirierend, belebend und disziplinierend.
Ein lesenswerter Text, in dem meine Wenigkeit an einer Stelle auch zu Wort kommt (aber nicht als Coworkerin, sondern als Expertin).

Autorin: Gudrun Sonnenberg | Themen: Alltag,Arbeiten

Wo arbeiten? – Neue Broschüre

Heute kann ich erfreulicherweise ein neues eigenes Werk präsentieren, und zwar eine Broschüre, die ich für den DIHK verfasst habe:

Homeoffice, Laden, Bürogemeinschaft? Wie Selbstständige den richtigen Arbeitsort finden.

Es geht darin um die Frage, wo man eigentlich am besten arbeitet, worauf man achten muss, wenn man sich für einen Arbeitsort entscheidet.

Zum Inhalt: Ein eigenes Büro, ein eigener Laden, oder doch lieber erstmal zuhause arbeiten? Wer sich selbstständig macht, muss sich einen passenden Arbeitsort suchen. Dabei spielen betriebswirtschaftliche Faktoren von den Mietkosten bis zu den Investitionen in die Ausstattung der Räume eine Rolle. Auch sind steuerliche Fragen und Bauvorschriften zu berücksichtigen.

Der neue DIHK-Ratgeber „Homeoffice, Laden, Bürogemeinschaft? – Wie Selbstständige den richtigen Arbeitsort finden“ informiert ausführlich und verständlich über alle Fragen, die bei der Wahl des Arbeitsortes von Bedeutung sind. Es geht um Vorschriften und Kosten, aber auch um arbeitspsychologische und gesundheitliche Aspekte: Worauf muss man bei der Büroeinrichtung achten, welche Rollen spielen Nachbarn und Mitmieter, und wie können sich unterschiedliche Räume auf Motivation und Wohlbefinden auswirken? Der Ratgeber informiert über die Vor- und Nachteile der einzelnen Arbeitsorte, gibt zahlreiche praktische Tipps zur Arbeitsorganisation und macht seine Leser auch mit neuen Arbeitsformen wie Coworking vertraut. Checklisten und nutzwertig aufbereitete Fakten unterstützen die Leser dabei, alle wesentlichen Fragen zu berücksichtigen, um so eine tragfähige Entscheidung zu treffen und Fehlinvestitionen zu vermeiden.

Die Broschüre hat 86 Seiten, Erscheinungsjahr ist 2010, und sie kostet 10 Euro.

Bestellen kann man sie auf dem Portal des DIHK (das ist übrigens der Deutsche- Industrie und Handelskammertag), wenn man dort auf “Publikationen” klickt. Dort findet sich auch ein “Blick ins Buch”.

Autorin: Gudrun Sonnenberg | Themen: Alltag,Arbeiten,Geschäft,Nützliches,Selbstmanagement | 1 Kommentar

“Homeoffice”-Buch: Erst das Lesen hilft

Einen Ratgeber zu kaufen, ist eine gute Sache, doch helfen tut er erst, wenn man ihn auch liest und die Tipps umzusetzen versucht.  So mahnt Peer Wandiger in seiner Rezension unseres “Homeoffice”-Buchs, die er in sein Blog Selbstständig im Netz gestellt hat, und über die wir uns freuen. Sie ist nämlich sehr positiv ausgefallen, und das ist besonders schön, weil der Rezensent sich des öfteren mit dem Thema beschäftigt und gut auskennt.

Autorin: Gudrun Sonnenberg | Themen: Arbeiten,Kollegen

Zeitfresser Zeit

Der größte Feind meines Zeitmanagements ist die Zeit, denn sie hat die ungeheuerliche Fähigkeit, sich selbst zu vernichten. Je mehr Zeit ich habe, desto mehr von ihr geht verloren. Das ist sehr schlecht, denn viel Zeit zu haben, davon träume, so weit ich es einschätzen kann, nicht nur ich.

Wenn aber wirklich mal viel Zeit für ein Projekt ist, wenn die Deadline weit hinten liegt, dann passiert immer das gleiche: Die Zeit verschwindet einfach. Anfangs, noch arg- und ahnungslos, denke ich: Toll, endlich mal was richtig Perfektes produzieren, wirklich jede Silbe hinterfragen. Ich nehme mir vor, systematisch und gründlich zu arbeiten und freue mich sehr, dass ich so viel Zeit habe. Weil ich mich so sehr freue, kann ich gar nicht gleich anfangen, sondern gehe erstmal feiern/shoppen/baden/urlauben. Dann nutze ich die gute Laune für ein paar aufgeräumte Telefonate, E-Mails, Briefe, Verabredungen. Der Schwung reicht auch, um ein bißchen zu bloggen oder die Website zu aktualisieren. Außerdem räume ich das Büro auf – endlich ist mal Zeit für sowas.

Irgendwann bin ich mit dem Freuen fertig und mache mich an die Arbeit. Doch dann das: Die Deadline hat einen Riesensprung nach vorn gemacht! Die ganze schöne Zeit ist futsch! Nix perfekt, nix gründlich, nix silbentreu, nein: Nun heißt es, pragmatisch statt gründlich zu arbeiten und auf Erfahrung statt System zu setzen.

Nennen wir es Resignation, nennen wir es Einsicht: Ich setze jetzt von mir aus und freiwillig jede Deadline so früh wie möglich an. Es reicht, wenn ich in einer Woche liefere? Nichts da, drei Tage sind genug. Je eher ich fertig sein muss, desto weniger Zeit vertrödle ich. Jeder Auftraggeber, der es eilig hat, ist mir hoch willkommen! Insgeheim hege ich übrigens den Verdacht, dass ich sogar mehr arbeite, wenn ich weniger Zeit habe. Dass also die Zeit wächst, wenn sie schrumpft. Ob das stimmt, muss ich unbedingt prüfen. Wenn ich mal Zeit habe.

Autorin: Gudrun Sonnenberg | Themen: Alltag,Arbeiten,Selbstmanagement | 2 Kommentare

Homeoffice aktuell…

Neue Zahlen: Zehn Prozent der Berufstätigen arbeiten im Homeoffice. Weitere 57 Prozent würden gerne ganz oder an einigen Tagen pro Woche zuhause arbeiten, und30 Prozent gehen lieber täglich ins Büro. Das größte Interesse am Homeoffice haben die 30-49jährigen. Die Zahlen meldet BITKOM, der Bundesverband der Informationswirtschaft, der mal wieder Umfrage über die Arbeit im Homeoffice gemacht hat, befragt wurden 1.000 Berufstätige.

Autorin: Gudrun Sonnenberg | Themen: Arbeiten

Noch ein Echo für “Homeoffice”

Wenn man schon denkt, jetzt kommt nichts mehr, dann erfreut einen eine liebe Kollegin doch noch: Diesmal mit einer Rezension unseres Buches “Homeoffice“, und die Rezensentin ist Heide Liebmann. Danke schön!

Autorin: Gudrun Sonnenberg | Themen: Arbeiten,Kollegen