Kollege Ich

Energiegeladen vom Spätsommer, gewärmt von der Herbstsonne – da sollte der Winter eigentlich zu schaffen sein, oder? Doch spätestens nach der Zeitumstellung auf die Winterzeit schlägt die Dunkelheit zu. Aufstehen gerät zur Mühsal, rausgehen wird durch minutenlange Anziehprozeduren beschwert, und dass es ab 16 Uhr dämmert, macht die Sache auch nicht besser. Mit Dunkelheit und Kälte kommen die Durchhänger. Symptome: Trödeln, Schokolade essen, schlechte Laune – weil der Ausgleich fehlt, weil es schwierig ist, aufzutanken, und weil man so unzufrieden ist ob der Antriebslosigkeit und der schlechten Arbeitsleistung. Solchen Tiefs sind wir als Alleinarbeiter besonders ausgeliefert.

Jammermodus-off: Winter bleibt Winter, aber vielleicht können wir ja den schlimmsten Durchhängern vorbeugen, möglichst bevor wir so tief im Antriebsloch versunken sind, dass wir gar nicht mehr rauskommen? Dieses Jahr wird alles besser! Hier auf Kollege Ich werden in den kommenden kalten und dunklen Monaten in loser Folge Tipps zu lesen sein, wie wir uns motivieren können, wo wir Energie bekommen können und wie wir den inneren Schweinehund im Zaum halten, der offenbar ein Polartier ist und bei Kälte gedeiht. Kommentare und Ideen sind natürlich höchst willkommen!

Schokoriegeln die Tour vermasseln

Fangen wir gleich an mit einer Idee zur Ernährung. Wenn Licht und Energie fehlen, essen viele Menschen, um wach zu bleiben. Jetzt sind wir besonders anfällig für ungesunde Essgewohnheiten. Abgesehen von der ärgerlichen Sache mit dem Winterspeck fördern ungesunde Nahrungsmittel ja auch nicht gerade das Wohlbefinden. Vermasseln wir also Schokoriegel, Käsebrot & Co die Tour:

• Ab heute präparieren wir jeden Tag gleich beim Frühstück eine Snackbox. Auch diejenigen, die zuhause arbeiten und  jederzeit zum Kühlschrank gehen können. Die Box sollte auf jeden Fall Obst oder Rohkost enthalten. Ansonsten hängt der Inhalt davon ab, ob sie das Mittagessen ersetzt oder nur für den Vormittag reichen soll. Joghurt, ein Ei oder eher was Körniges – Hauptsache, es spendet Kraft und Energie. Besonders wichtig: Es sollte alles verzehrfertig sein! Denn wenn man erst was schnippeln muss, wenn der Heißhunger kommt, dann ist der Schokoriegel unschlagbar…

Am effektivsten ist es ja, Sachen so prompt zu erledigen, dass sie gar nicht erst auf der To-Do-Liste auftauchen. Einfach direkt erledigen, das spart die Zeit fürs Aufschreiben und Ausstreichen. Schneller geht’s nicht – eigentlich.

Denn leider gibt es auch den Fall, dass man sich nach ein paar Tagen einfach nicht mehr erinnern kann: Hatte ich jetzt die Teilnahmebestätigung rausgeschickt oder nicht? Ist die Rechnung, die schon im Rechner ist, auch ausgedruckt und in die Post gegeben worden oder nicht? Was wäre das jetzt zeitsparend, wenn es – durchgestrichen natürlich – auf der To-Do-Liste stünde und man jetzt nicht beim Adressaten anrufen und scheinheilig „nur zur Sicherheit“ fragen müsste, ob eigentlich dieses oder jenes Schreiben angekommen ist… Außer natürlich, man hat vergessen, den entsprechenden Punkt auf der To-Do-Liste durchzustreichen und macht sich nun seufzend daran, die gleiche Rechnung nochmal… Wahrlich ein ergiebiger Stoff für einen kleinen Alptraum, zum nächtlichen Wälzen zwischen 3 und 5 Uhr morgens.

Wenn der Job einigermaßen Spaß macht, motiviert eine Aufgaben-Liste besser als ein Zeitplan. Ein Zeitplan ähnelt einem Stundenplan: Man sitzt Stunde für Stunde ab und tut, was da steht, bis die vorgesehene Zeit abgelaufen ist. Das wird so oft wiederholt, bis endlich der Arbeitstag herum ist. Eine Aufgabe-Liste dagegen lädt dazu ein, die Zeit zu vergessen und sich auf die jeweilige Tätigkeit zu konzentrieren. Es geht also darum, was man tut, und nicht wie lange man es tut.

Das Risiko dabei ist, wegen der mangelhaften Zeitplanung Termine und Fristen zu verfehlen, oder viel zu lange zu arbeiten. Deshalb funktioniert eine rein aufgabenorientierte To-Do-Liste nur, wenn man eine gewisse Berufserfahrung hat. Dann aber lässt sich wirklich leichthändig planen: aufschreiben, was zu tun ist, je nach Anzahl der Aufgaben tage- oder wochenweise, fertig. Den Rest erledigt die Erfahrung. Sie hilft nicht nur bei der Einschätzung, wie lange eine Aufgabe dauern wird, sondern auch, wann der beste Zeitpunkt dafür ist. Also, ob man energieaufwändige Aufgaben lieber gleich morgens oder besser erst abends erledigt, und wann lästige und langweilige Sachen am reibungslosesten wegzuschaffen sind. Wenn es sich um eine langjährige und große Berufserfahrung handelt, dann kalkuliert sie dabei auch noch die persönlichen Schwankungen ein: Es lässt sich ja die maximale Energie nicht jeden Tag zum gleichen Zeitpunkt abrufen, und auch die Frustrationstoleranz kann mal abends, mal morgens größer sein.

Aber das vielleicht Allerschönste an der Berufserfahrung ist das Wissen darum, was man im (Not-)Fall einer katastrophalen Fehlplanung alles zu leisten imstande ist.

Im Urlaub soll man nicht arbeiten, sondern abschalten, zur Ruhe kommen, mal was ganz anderes tun, den Job vergessen.

Aber was tut man dann? Schlafen, spazieren gehen, Sport treiben, Zweisamkeit genießen, lesen, baden… Das tut gut. Aber mal ehrlich: Auf die Dauer kann das sehr, sehr langweilig werden. Wenn man zum Beispiel keine besondere Sportart betreibt, und wenn das grüne-Daumen-Gen fehlt, dann läuft sich doch die Sache mit der schönen Natur und der körperlichen Beschäftigung irgendwann tot. Ein Baum ist ein Baum ist ein Baum, eine Welle ist eine Welle, ist eine Welle… Mit der Zweisamkeit ist es auch so eine Sache – wie sie an die Wand fahren kann, gerade wenn sie mal richtig viel Raum erhalten soll, darüber sind ja schon ganze Romane geschrieben und Filme gedreht worden.

Erholsamer als die Erholung ist es manchmal, zwischendurch etwas  zu arbeiten. Zwischen dem ganzen Urlaubslektüreschmökerkitsch mal eine saftige Mail vom Chef zu lesen oder sich statt schöner Landschaft ein Dossier mit haufenweise Zahlen, Tabellen und Grafiken reinzuziehen. Das sollte natürlich nicht mit Stress und Zeitdruck verbunden sein! Sonst wär’s ja kein Urlaub mehr.

Mal ist es eine Doktorarbeit, mal ein Roman, mal eine Weiterbildung: Viele Leute haben eigene Projekte und Ideen, für die sie weder Geld bekommen, noch Auftraggeber haben, an denen aber das Herz und die persönliche  und berufliche Entwicklung hängen. Leider ist es ziemlich schwierig, ein eigenes Projekt voranzutreiben, wenn die Arbeitszeit dem Broterwerb gewidmet ist. Dann muss man Freizeit opfern – nur: welche?

Rein von der Zeit her wären Abende oder Wochenenden am besten, denn da muss man nicht an anstehende Erledigungen denken, und man kann so lange arbeiten, wie man will. Allerdings hat diese Zeiteinteilung Haken: Sie kollidiert mit dem Erholungsbedürfnis, man ist abends oft erledigt, wenn der Job anstrengend war, und Arbeiten am Wochenende kann Verbitterung beim Anhang hervorrufen.

Deshalb neige ich in letzter Zeit dazu, meine eigenen Projekte morgens vor die Broterwerbjobs zu platzieren. Zumindest bin ich dann noch nicht so müde wie abends, und keiner meckert, weil ich die freizeitliche Gemeinsamkeit beschneide. Geadelt wird diese Variante übrigens von Heinrich Zille, dem Berliner Zeichner, der sein Brot jahrzehntelang als Auftragszeichner und -grafiker verdiente: “…wenn ich morgens so’n bißchen nach der Natur gezeichnet hatte, dann hatte ich Ruhe für die Brotarbeit. Ich mußte erst ein Bild für mich gemacht haben, ehe ich an die Arbeit ging”, las ich kürzlich in “Das Zille Buch” (1929). Das eigene Projekt vor die Pflichtaufgaben zu legen, finde ich auch psychologisch gut, denn so messe ich ihm mir selbst gegenüber einen höheren Wert bei. Zuerst das wichtige, signalisiere ich mir.

Häppchen, bitte

Damit die Morgenstunden funktionieren, muss man das Projekt in handliche Häppchen einteilen, denn die morgendliche Zeit ist meist begrenzt. Kleine Texte zu schreiben oder eine Zeichnung anzufertigen, kann in einer bis zwei Stunden zu schaffen sein. Man muss halt bereit sein, die Arbeit entsprechend zu portionieren. Das heißt beispielsweise, an einem Morgen einen Rohentwurf zu kreieren, und am nächsten Morgen den Feinschliff zu machen.

Portionierung im großen Stil ist angesagt, wenn es um größere Projekte geht, einen Roman zu schreiben, oder eine Doktorarbeit. So etwas kann in den Morgenstunden nur funktionieren, wenn man sich nicht erst zeit- und energieraubend in das Projekt hineindenken muss. Also muss man ein wirklich gutes Gerüst erstellen, das heißt, möglichst viele kleine Schritte planen, die sich leicht abarbeiten lassen. Und damit das nicht auf der langen Bank landet, fängt man am besten damit an, schon den Planungsprozess zu unterteilen: Am ersten Morgen wird die Einleitung geplant, am zweiten Morgen die Anzahl der Kapitel festgelegt, am dritten Morgen geht es an die Planung der Unterkapitel von Kapitel Eins…

Auf unternehmenskick berichtet heute Gitte Härter, dass und wie sie im Homeoffice zugenommen hat. Zum Glück erzählt sie auch, dass und wie sie einen großen Teil der Kilos bereits wieder losgeworden ist – ebenfalls im Homeoffice!

Erstaunlich für mich: Sie hat trotz Sport zugenommen – für mich ist das Homeoffice ja eher ein Fettkiller, weil ich durch mehr zeitliche Flexibilität öfter zum Sport komme als früher. Ich lerne: Sport ist halt doch nicht alles.

Lehrreich finde ich auch den Hinweis, dass die gemütlich-bequeme Kleidung, die man sich zuhause gönnt (sieht ja keiner), die Gewichtszunahme fördert – weil man im Schlabberlook nicht so schnell merkt, wie man wächst…

Immer wieder schön, wenn nachgerechnet und bestätigt wird, was man eigentlich weiß, aber nicht glauben will. Heute: Wer krank arbeitet, erzeugt Kosten. Durch Fehler, Unfälle, verminderte Leistung. Diese Kosten seien mit durchschnittlichen 2.399 Euro pro Kopf und Jahr doppelt so hoch wie die Kosten, die die reinen Fehltage erzeugen. Das meldet die Unternehmensberatung Booz & Company, die sich die Mühe des Nachrechnens gemacht hat, motiviert durch einen entsprechenden Auftrag der Felix-Burda-Stiftung.

Also, wir ahnten schon, dass es irgendwie nicht richtig ist, Leute als Weicheier hinzustellen, die wegen weniger als 40 Grad Fieber zuhause bleiben. Und dass es nur auf den ersten Blick heldenhaft wirkt, mit Magendarmgrippe noch eine Präsentation abzuhalten, auch wenn alle Kollegen das in den Tagen danach nachahmen, weil man sie mit der Magendarmgrippe angesteckt hat. Schön, dass wir jetzt Gewissheit haben: Die heimlichen Zweifel am modernen Heldentum sind berechtigt!

Auch für Alleinarbeitende ist das eine gute Nachricht. Ok, jemanden anzustecken, ist für sie nicht die größte Gefahr, und das Unfallrisiko beschränkt sich eher auf abgebrochene Fingernägel, verschütteten Hustentee oder blaue Flecken von Kollisionen mit den Büromöbeln, wenn man fiebrig zwischen ihnen herumtaumelt und sich zu erinnern versucht, was man eigentlich sucht.

Aber die Fehler: Die verursachen auch Alleinarbeitenden Kosten, denn sie fressen Zeit. Allein das verlangsamte Denken. Oder Rechnungen, die man zweimal ausstellen muss, weil die erste falsche Summen enthielt, wie man Monate später feststellt. Besonders zeitaufwändig dann, weil so peinlich: die Kommunikation mit dem Kunden. Sie ist der Hauptfaktor übrigens auch bei den unangenehmen Nachfragen, wenn man sich die Einzelheiten des Auftrags nicht richtig aufgeschrieben hat, weil die Erkältung auf die Ohren geschlagen war und man nur die Hälfte verstand. Und auf die ob des verschnupften Keuchens besorgte Rückfrage des Kunden hervorstieß: “Nein, nein, nichts Schlimmes, eine kleine Lungenentzündung mit etwas Fieber, nicht der Rede wert, das kommt ja mal vor, morgen ist alles fertig!” Möglicherweise kosten die unter solchen Umständen entstehenden drittklassigen Arbeitsergebnisse auch den einen oder anderen Job?

Jetzt brauchen wir nur noch eine Studie, die ausrechnet, wie viel besser man da steht, wenn man zugibt, dass man wegen einer Erkrankung den Auftrag nicht erledigt hat.

Nette Tage, das sind solche, an denen man etwas mehr Muße und etwas weniger Arbeit hat.

Leider lösen solche Tage leicht Gewissensbisse aus. Gerade wenn man sein Tempo selbst bestimmt, steht ja die Sorge im Raum, zu undiszipliniert zu sein, die Arbeitshaltung zu verlieren.

Dabei tun gerade die netten Tage gut. Sie entspannen, setzen neue Energie frei. Die Muße lässt mal eine andere Gedanketiefe zu und fördert vielleicht neue Ideen zutage. Außerdem ist der Mensch keine Maschine – jeden Tag ackern bis zum Anschlag, das geht auf Dauer nicht gut.

Und wie macht man sich nun einen netten Arbeitstag? Wie geht das: Nettworken?

Für mich bedeutet das in erster Linie, ohne Zeitdruck zu arbeiten.

… langsam sein dürfen;

… Zeit für Anrufe haben, auch wenn es um Privates geht;

… E-Mails beantworten, die gar nicht dringend sind;

… Forenbeiträge posten, die auch nicht dringend sind;

… alte Unterlagen wegsortieren und dabei das eine oder andere Projektfazit notieren;

… spontan den Ideen nachgehen, die die Muße ans Licht bringt;

… zwischendurch aufstehen und die Blumen gießen;

… ein neues Bild am Schreibtisch aufhängen;

… eine Extra-Qualitätsschleife beim aktuellen Projekt einlegen;

… Blog- und sonstige Beiträge von Freund und Feind lesen;

… In Ruhe einen Blogbeitrag schreiben und dabei in Ruhe überlegen, was ich in Ruhe alles tun könnte…

Eine allseits gepriesene Methode, um herauszufinden, wie lange welche Tätigkeit wirklich dauert, ist das Zeitprotokoll: Einfach eine Zeitlang von morgens bis abends mitschreiben, was man tut, und von wann bis wann. Anschließend klappt es mit der Zeitplanung wie von selbst… Nein, natürlich nicht. Das Problem beim Zeitprotokoll ist der menschliche Faktor. Wie gehen wir mit unseren Schwankungen um?

An manchen Tagen flutscht es: Alles, was auf der To-Do-Liste steht, wird abgearbeitet, 30 Minuten vor dem geplanten Feierabend ist die Arbeit erledigt. Super! Aber dann gibt es diese anderen Tage, jene, an denen gar nichts flutscht, sondern die Gedanken ständig abschweifen, an denen jeder unterbrechende Anrufer mit frenetischem Jubel begrüßt wird, Stapel von einer auf die andere Seite sortiert werden – wenn man es überhaupt bis zum Arbeitsplatz geschafft hat und sich nicht prokrastinierend im Haus oder in der Stadt herumtreibt.

Soll das alles auch ins Zeitprotokoll?

Soll man das dann bei der nächsten Kalkulation mit aufnehmen?

Die Antwort ist: eigentlich ja. Die Zeitplanung sollte immer auf einem Mittelwert zwischen sehr leistungsfähigen und schwächeren Tagen basieren. Ok, wenn man die Griffel komplett fallen lässt und sich einen netten Tag macht anstatt zu arbeiten, dann schließt auch das Zeitprotokoll. Aber wenn eine Tätigkeit mal länger dauert, muss das notiert werden. Niemand kann von sich oder anderen erwarten, dass sie immer auf Hochtouren fahren. Schließlich kalkulieren Unternehmen auch Urlaubstage und Krankheitsausfälle ein. Insofern ist es übrigens sinnvoll, seine Zeiten über einen längeren Zeitraum  oder stichprobenähnlich über das Jahr verteilt zu notieren.

Hier kommen allerdings die Nerven ins Spiel. Denn gibt es etwas deprimierenderes, als dreimal so lange für eine Arbeit zu brauchen, wie man es eigentlich für nötig gehalten hätte, und ist es nicht grausam, das auch noch aufzuschreiben? So ein Zeitprotokoll kann selbstquälerische Züge annehmen, wenn es während einer Durchhängers stattfindet. Andererseits besteht jedoch die Chance, dass das Aufschreiben der Trödelei zum Abschaffen derselben anspornt. So gesehen lautet die heutige Schlussfolgerung: Einen Versuch ist es wert!

Sich dieser Tage fit zu fühlen, mit einer gesunden Gesichtsfarbe herumzulaufen und nicht mal ein Rückenleiden vorweisen zu können: Ist das eigentlich noch professionell? Müsste sich die echte Leistungsträgerin nicht augenberingt und blähbäuchig durch die Gegend schleppen, zu nichts anderem kommend, als am Schreibtisch zu sitzen und zu arbeiten, weil dermaßen unabkömmlich und gefragt? Welcher Leistungsträger möchte schon riskieren, durch eine Pause die Schuld für den Stillstand der Welt auf seine verspannten Schultern zu laden?

Wer seine Work-Life-Balance verbessern will, sei gewarnt: Der Preis fürs Wohlbefinden ist ein schlechtes Gewissen. ‘Mir geht’s zu gut’, lautet der tägliche Selbstvorwurf. Auch wenn es eigentlich nur an der Freiheit liegt, tagsüber draußen mal joggen zu können, was man mit Spätschichten am Abend kompensiert, sprich, wenn man gar nicht weniger arbeitet als andere, sondern nur die Zeit flexibler einteilt.

Ein echter Profi leidet, denkt der unechte, weil fitte Profi. Der Witz an der Sache ist natürlich, dass ihn der echte, weil leidende  Profi um seine gelungene Work-Life-Balance beneidet und sich mit all seinen Stresssymptomen wie ein blutiger Anfänger vorkommt. Wäre es nicht längst an der Zeit, das Leben endlich besser in den Griff zu bekommen, denkt er sich…

Meine Damen und Herren, Sie lasen einen Beitrag zum Thema: Wie man es macht, ist es verkehrt.