Kollege Ich

So herrlich es ist, einen guten Tag zu haben, so verfluchenswert sind sie auch. Man verdirbt sich sozusagen die eigenen Sitten. Ich meine solche Tage, an denen es einfach flutscht. Alles geht leicht von der Hand, die Arbeit ist in der Hälfte der veranschlagten Zeit fertig, hat sogar noch Spaß gemacht, und am Ende ist noch massig Energie für weitere Aktivitäten übrig.

Berauscht von meiner phantastischen Leistungsfähigkeit plane ich nach solchen Tagen deutlich weniger Zeit für meine Arbeiten ein und nehme mir das doppelte vor, denn ich habe ja gesehen: Ich kann unheimlich viel schaffen. Ich bin fit, ich bin stark, ich bin einfach gut! – Ich weiß nicht, warum ich immer wieder auf mich selbst hereinfalle. Denn natürlich folgen früher oder später auf die guten Tage wieder diese anderen Tage, die ich als Kaugummitage bezeichne: Nichts geht schnell, alles dauert ewig, am Abend ist die To-Do-Liste nahezu identisch mit ihrer Morgenfassung, und ich bin trotzdem erschöpft. Von Spaß keine Spur.

Bleibt nur die Hoffnung, dass ich irgendwann verinnerlichen werde, dass gute Tage nur deshalb gute Tage sind, weil es auch die normalen und die schlechten Tage gibt…

Wenn der Job einigermaßen Spaß macht, motiviert eine Aufgaben-Liste besser als ein Zeitplan. Ein Zeitplan ähnelt einem Stundenplan: Man sitzt Stunde für Stunde ab und tut, was da steht, bis die vorgesehene Zeit abgelaufen ist. Das wird so oft wiederholt, bis endlich der Arbeitstag herum ist. Eine Aufgabe-Liste dagegen lädt dazu ein, die Zeit zu vergessen und sich auf die jeweilige Tätigkeit zu konzentrieren. Es geht also darum, was man tut, und nicht wie lange man es tut.

Das Risiko dabei ist, wegen der mangelhaften Zeitplanung Termine und Fristen zu verfehlen, oder viel zu lange zu arbeiten. Deshalb funktioniert eine rein aufgabenorientierte To-Do-Liste nur, wenn man eine gewisse Berufserfahrung hat. Dann aber lässt sich wirklich leichthändig planen: aufschreiben, was zu tun ist, je nach Anzahl der Aufgaben tage- oder wochenweise, fertig. Den Rest erledigt die Erfahrung. Sie hilft nicht nur bei der Einschätzung, wie lange eine Aufgabe dauern wird, sondern auch, wann der beste Zeitpunkt dafür ist. Also, ob man energieaufwändige Aufgaben lieber gleich morgens oder besser erst abends erledigt, und wann lästige und langweilige Sachen am reibungslosesten wegzuschaffen sind. Wenn es sich um eine langjährige und große Berufserfahrung handelt, dann kalkuliert sie dabei auch noch die persönlichen Schwankungen ein: Es lässt sich ja die maximale Energie nicht jeden Tag zum gleichen Zeitpunkt abrufen, und auch die Frustrationstoleranz kann mal abends, mal morgens größer sein.

Aber das vielleicht Allerschönste an der Berufserfahrung ist das Wissen darum, was man im (Not-)Fall einer katastrophalen Fehlplanung alles zu leisten imstande ist.

Mal ist es eine Doktorarbeit, mal ein Roman, mal eine Weiterbildung: Viele Leute haben eigene Projekte und Ideen, für die sie weder Geld bekommen, noch Auftraggeber haben, an denen aber das Herz und die persönliche  und berufliche Entwicklung hängen. Leider ist es ziemlich schwierig, ein eigenes Projekt voranzutreiben, wenn die Arbeitszeit dem Broterwerb gewidmet ist. Dann muss man Freizeit opfern – nur: welche?

Rein von der Zeit her wären Abende oder Wochenenden am besten, denn da muss man nicht an anstehende Erledigungen denken, und man kann so lange arbeiten, wie man will. Allerdings hat diese Zeiteinteilung Haken: Sie kollidiert mit dem Erholungsbedürfnis, man ist abends oft erledigt, wenn der Job anstrengend war, und Arbeiten am Wochenende kann Verbitterung beim Anhang hervorrufen.

Deshalb neige ich in letzter Zeit dazu, meine eigenen Projekte morgens vor die Broterwerbjobs zu platzieren. Zumindest bin ich dann noch nicht so müde wie abends, und keiner meckert, weil ich die freizeitliche Gemeinsamkeit beschneide. Geadelt wird diese Variante übrigens von Heinrich Zille, dem Berliner Zeichner, der sein Brot jahrzehntelang als Auftragszeichner und -grafiker verdiente: “…wenn ich morgens so’n bißchen nach der Natur gezeichnet hatte, dann hatte ich Ruhe für die Brotarbeit. Ich mußte erst ein Bild für mich gemacht haben, ehe ich an die Arbeit ging”, las ich kürzlich in “Das Zille Buch” (1929). Das eigene Projekt vor die Pflichtaufgaben zu legen, finde ich auch psychologisch gut, denn so messe ich ihm mir selbst gegenüber einen höheren Wert bei. Zuerst das wichtige, signalisiere ich mir.

Häppchen, bitte

Damit die Morgenstunden funktionieren, muss man das Projekt in handliche Häppchen einteilen, denn die morgendliche Zeit ist meist begrenzt. Kleine Texte zu schreiben oder eine Zeichnung anzufertigen, kann in einer bis zwei Stunden zu schaffen sein. Man muss halt bereit sein, die Arbeit entsprechend zu portionieren. Das heißt beispielsweise, an einem Morgen einen Rohentwurf zu kreieren, und am nächsten Morgen den Feinschliff zu machen.

Portionierung im großen Stil ist angesagt, wenn es um größere Projekte geht, einen Roman zu schreiben, oder eine Doktorarbeit. So etwas kann in den Morgenstunden nur funktionieren, wenn man sich nicht erst zeit- und energieraubend in das Projekt hineindenken muss. Also muss man ein wirklich gutes Gerüst erstellen, das heißt, möglichst viele kleine Schritte planen, die sich leicht abarbeiten lassen. Und damit das nicht auf der langen Bank landet, fängt man am besten damit an, schon den Planungsprozess zu unterteilen: Am ersten Morgen wird die Einleitung geplant, am zweiten Morgen die Anzahl der Kapitel festgelegt, am dritten Morgen geht es an die Planung der Unterkapitel von Kapitel Eins…

Eine allseits gepriesene Methode, um herauszufinden, wie lange welche Tätigkeit wirklich dauert, ist das Zeitprotokoll: Einfach eine Zeitlang von morgens bis abends mitschreiben, was man tut, und von wann bis wann. Anschließend klappt es mit der Zeitplanung wie von selbst… Nein, natürlich nicht. Das Problem beim Zeitprotokoll ist der menschliche Faktor. Wie gehen wir mit unseren Schwankungen um?

An manchen Tagen flutscht es: Alles, was auf der To-Do-Liste steht, wird abgearbeitet, 30 Minuten vor dem geplanten Feierabend ist die Arbeit erledigt. Super! Aber dann gibt es diese anderen Tage, jene, an denen gar nichts flutscht, sondern die Gedanken ständig abschweifen, an denen jeder unterbrechende Anrufer mit frenetischem Jubel begrüßt wird, Stapel von einer auf die andere Seite sortiert werden – wenn man es überhaupt bis zum Arbeitsplatz geschafft hat und sich nicht prokrastinierend im Haus oder in der Stadt herumtreibt.

Soll das alles auch ins Zeitprotokoll?

Soll man das dann bei der nächsten Kalkulation mit aufnehmen?

Die Antwort ist: eigentlich ja. Die Zeitplanung sollte immer auf einem Mittelwert zwischen sehr leistungsfähigen und schwächeren Tagen basieren. Ok, wenn man die Griffel komplett fallen lässt und sich einen netten Tag macht anstatt zu arbeiten, dann schließt auch das Zeitprotokoll. Aber wenn eine Tätigkeit mal länger dauert, muss das notiert werden. Niemand kann von sich oder anderen erwarten, dass sie immer auf Hochtouren fahren. Schließlich kalkulieren Unternehmen auch Urlaubstage und Krankheitsausfälle ein. Insofern ist es übrigens sinnvoll, seine Zeiten über einen längeren Zeitraum  oder stichprobenähnlich über das Jahr verteilt zu notieren.

Hier kommen allerdings die Nerven ins Spiel. Denn gibt es etwas deprimierenderes, als dreimal so lange für eine Arbeit zu brauchen, wie man es eigentlich für nötig gehalten hätte, und ist es nicht grausam, das auch noch aufzuschreiben? So ein Zeitprotokoll kann selbstquälerische Züge annehmen, wenn es während einer Durchhängers stattfindet. Andererseits besteht jedoch die Chance, dass das Aufschreiben der Trödelei zum Abschaffen derselben anspornt. So gesehen lautet die heutige Schlussfolgerung: Einen Versuch ist es wert!

Sich dieser Tage fit zu fühlen, mit einer gesunden Gesichtsfarbe herumzulaufen und nicht mal ein Rückenleiden vorweisen zu können: Ist das eigentlich noch professionell? Müsste sich die echte Leistungsträgerin nicht augenberingt und blähbäuchig durch die Gegend schleppen, zu nichts anderem kommend, als am Schreibtisch zu sitzen und zu arbeiten, weil dermaßen unabkömmlich und gefragt? Welcher Leistungsträger möchte schon riskieren, durch eine Pause die Schuld für den Stillstand der Welt auf seine verspannten Schultern zu laden?

Wer seine Work-Life-Balance verbessern will, sei gewarnt: Der Preis fürs Wohlbefinden ist ein schlechtes Gewissen. ‘Mir geht’s zu gut’, lautet der tägliche Selbstvorwurf. Auch wenn es eigentlich nur an der Freiheit liegt, tagsüber draußen mal joggen zu können, was man mit Spätschichten am Abend kompensiert, sprich, wenn man gar nicht weniger arbeitet als andere, sondern nur die Zeit flexibler einteilt.

Ein echter Profi leidet, denkt der unechte, weil fitte Profi. Der Witz an der Sache ist natürlich, dass ihn der echte, weil leidende  Profi um seine gelungene Work-Life-Balance beneidet und sich mit all seinen Stresssymptomen wie ein blutiger Anfänger vorkommt. Wäre es nicht längst an der Zeit, das Leben endlich besser in den Griff zu bekommen, denkt er sich…

Meine Damen und Herren, Sie lasen einen Beitrag zum Thema: Wie man es macht, ist es verkehrt.

Wann ist eigentlich ein guter Zeitpunkt, sich um die strategische Weiterentwicklung des Portfolios zu kümmern? Das Tagesgeschäft frisst Zeit, und kaum hat man sich versehen, ist schon wieder ein Jahr herum, in dem sich zu wenig geändert hat.

Eine Möglickeit: Man reserviert sich komplette Tage, um über alles nachzudenken. Doch ganze Tage ohne Umsatz – das ist gar nicht so einfach, wenn es noch laufende Projekte gibt, mit Terminen und Fristen. Wer findet wirklich die nötige Ruhe, über langfristige Perspektiven nachzudenken, wenn man weiß, dass der Termindruck am nächsten Tag gestiegen sein wird?

So gesehen wäre es besser, regelmäßig etwas Zeit für das Grundsätzliche zu abzuzweigen, sagen wir, täglich eine halbe Stunde.  Man könnte etwas Marktforschung betreiben, oder mit einer Kollegin konferieren. Allerdings ist das Umschalten auch eine Herausforderung. Der Mensch ist keine Maschine. Wenn man sich gerade in die Auftragslandschaft der Zukunft hineingedacht hat, kann einige Zeit vergehen, bis die Konzentration auf das laufende Projekt sich wieder einstellt, und umgekehrt.

Meine Lösungsversuche bisher:

Tageweise und stundenweise Strategieplanung mischen
Längere Zeiträume kann man nutzen, um Visionen und Ideen zu entwickeln, die man anschließend im laufenden Betrieb überprüft. Fakten über den Markt oder für die Konkurrenzanalyse lassen sich ganz gut mal zwischendurch recherchieren.

Strategieplanung langfristig terminieren
Die Auszeit vom Alltagsgeschäft Wochen oder Monate im voraus fest einplanen, möglichst zu einem Zeitpunkt, an dem voraussichtlich wenig zu tun ist. Die Chance, dass diese Tage frei bleiben, ist größer.

Workshop buchen
Man kann sich zu einem Workshop anmelden, in dem es um Positionsbestimmung geht, und dort geordnet und angeleitet nachdenken.

Arbeitsgruppe gründen
Vielleicht finden sich Kollegen, die sich ähnliche Gedanken machen. Austausch und Brainstorming motivieren nicht nur, sich die Zeit zum Nachdenken zu nehmen, sondern befruchtet auch inhaltlich.

Flaute nutzen (worst case)
So weit sollte es eigentlich nicht kommen – aber wenn mal Flaute herrscht, ist das Entwickeln von Strategien und Visionen natürlich die produktivste Art, die Krise zu bewältigen.

Früher, angestellt und mehr als acht Stunden in der Firma, da hätte er mehr gearbeitet als jetzt freiberuflich und zuhause, klagte kürzlich ein Kollege. Stimmt das? Ja, aber auch nein, stellten wir fest, als wir der Sache auf den Grund gingen.

Ja, im Büro hat er mehr gearbeitet – jedenfalls für den Job. Was soll man auch sonst machen in einem Büro? Zuhause gibt es Alternativen, das muss man als Homeworker zugeben. Womit wir aber schon bei der Frage sind: Was ist eigentlich Arbeit? Ok, wenn der Homeworker und sein Kasten Bier sich vor die Glotze hängen und Terminator 1 bis 27 reinziehen, dann ist das keine Arbeit. Aber muss man sich wirklich in Selbstvorwürfen ertränken, wenn man „nur“ sechs Stunden statt zehn für den Job arbeitet und anschließend einen Garten umgräbt, das Auto der Nachbarin repariert oder Marmelade für Freunde kocht und somit unsere Welt ein Stückchen freundlicher macht? Da sollte sich der Homeworker doch lieber freuen, dass er die Freiheit hat, sich vielseitig zu betätigen.

Interessant wäre es auch, mal nachzumessen, wie produktiv man über längere Sicht ist. Ausgeruht jedenfalls schaffen die meisten Menschen mehr in kürzerer Zeit. Teilzeit ist produktiver, liest man immer wieder, beispielsweise bei der Hans-Böckler-Stiftung. Vielleicht liegt es auch daran, dass im Büro gar nicht so viel gearbeitet wird, wie man denkt? Denken wir nur an endlose, sinnlose, ergebnislose Meetings. Oder an das Erstellen umfangreicher Arbeitsberichte, die niemand liest. Ein Drittel der Arbeitszeit in Unternehmen werde unproduktiv verschwendet, liest man immer wieder, kürzlich beim Fraunhofer Institut. Dann vielleicht doch lieber Terminator gucken oder Marmelade kochen?

Aber irgendwie ist es halt immer so uncool, wenn man es schafft, Filme zu sehen und zu kochen und zu helfen, und die anderen immer nur stöhnen, dass sie zu nichts, aber auch gar nichts Zeit haben, weil sie sooo viel arbeiten …

Eigentlich ist es Luxus, wenn sich die Aufgaben auf der To-Do-Liste unterscheiden, wenn große, stundenfüllende Sachen darauf stehen, aber auch kleinere, die man zwischendurch erledigen kann. Das Problem ist nur, dass man dann die kleineren Aufgaben immer zuerst erledigt. Mir geht es jedenfalls so, aber ich höre das auch von anderen Kollegen. Es ist halt so viel einfacher, im Angesicht einer großen Kraftanstrengung erstmal schnell eine Rechnung zu schreiben oder die Bestellung für die Druckerpatronen abzuschicken.

Leider bleibt manches Großprojekt dann tagelang liegen, weil sich immer was anderes findet, nichts wichtigeres, aber eben schneller zu erledigen. Eine Weile hab ich mir das schön zu reden versucht: Man brauche Anlauf für größere Anstrengungen, oder innere und äußere Freiheit… Aber ehrlich, das ist Quatsch. Ich dreh den Spieß jetzt um: Bevor ich Bestellungen aufgebe, Rechnungen sortiere oder den Mülleimer leere, wird mindestens zwei Stunden lang am Großprojekt gearbeitet, jawoll!

Äh, und das Bloggen sollte ich dann eigentlich auch nach hinten verschieben…

Der größte Feind meines Zeitmanagements ist die Zeit, denn sie hat die ungeheuerliche Fähigkeit, sich selbst zu vernichten. Je mehr Zeit ich habe, desto mehr von ihr geht verloren. Das ist sehr schlecht, denn viel Zeit zu haben, davon träume, so weit ich es einschätzen kann, nicht nur ich.

Wenn aber wirklich mal viel Zeit für ein Projekt ist, wenn die Deadline weit hinten liegt, dann passiert immer das gleiche: Die Zeit verschwindet einfach. Anfangs, noch arg- und ahnungslos, denke ich: Toll, endlich mal was richtig Perfektes produzieren, wirklich jede Silbe hinterfragen. Ich nehme mir vor, systematisch und gründlich zu arbeiten und freue mich sehr, dass ich so viel Zeit habe. Weil ich mich so sehr freue, kann ich gar nicht gleich anfangen, sondern gehe erstmal feiern/shoppen/baden/urlauben. Dann nutze ich die gute Laune für ein paar aufgeräumte Telefonate, E-Mails, Briefe, Verabredungen. Der Schwung reicht auch, um ein bißchen zu bloggen oder die Website zu aktualisieren. Außerdem räume ich das Büro auf – endlich ist mal Zeit für sowas.

Irgendwann bin ich mit dem Freuen fertig und mache mich an die Arbeit. Doch dann das: Die Deadline hat einen Riesensprung nach vorn gemacht! Die ganze schöne Zeit ist futsch! Nix perfekt, nix gründlich, nix silbentreu, nein: Nun heißt es, pragmatisch statt gründlich zu arbeiten und auf Erfahrung statt System zu setzen.

Nennen wir es Resignation, nennen wir es Einsicht: Ich setze jetzt von mir aus und freiwillig jede Deadline so früh wie möglich an. Es reicht, wenn ich in einer Woche liefere? Nichts da, drei Tage sind genug. Je eher ich fertig sein muss, desto weniger Zeit vertrödle ich. Jeder Auftraggeber, der es eilig hat, ist mir hoch willkommen! Insgeheim hege ich übrigens den Verdacht, dass ich sogar mehr arbeite, wenn ich weniger Zeit habe. Dass also die Zeit wächst, wenn sie schrumpft. Ob das stimmt, muss ich unbedingt prüfen. Wenn ich mal Zeit habe.

Wenn viel zu tun ist, klar, dann schiebt man Nachtschichten. Gestern wieder bis 3.30 Uhr am Schreibtisch gehangen, yeah! Das ist so cool. Der Spießer staunt, und das Bohème-Herz lacht. Allerdings nur, bis es sich anderntags den Schlaf aus den Augen gerieben und sich das Geschreibsel aus der Nacht zu Gemüte geführt hat: Au weia, was für ein Schrott.

Irgendwie funktioniert das mit den Nachtschichten nicht mehr so gut wie früher. Schon bei kleineren Übermüdungserscheinungen will das Gehirn nur noch arbeiten, wenn es nah genug an der letzten Portion Schlaf dran ist. Anders ausgedrückt: Morgens geht das Denken leichter und die Arbeit besser, irgendwann am Nachmittag ist Schicht mit Geistesblitzen, und den Spießer-Feierabend dem Schreibtisch zu opfern, lohnt sich überhaupt nicht, sondern ist pure Lebenszeitverschwendung.

Woran mag das bloß liegen? Mir fallen zwei Erklärung ein. Entweder hat es was mit dem Älterwerden zu tun. Oder es ist einfach die Fähigkeit zur Selbstkritik gewachsen: Vielleicht hab ich früher bloß nicht gemerkt, was für einen Müll ich nachts verzapft habe?